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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Introducción

El presente documento se elabora dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el capítulo 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, estableció la información mínima que debe contener el Registro, así como los términos y condiciones de inscripción, conocido como habeas data, que confiere a los ciudadanos la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y controlar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bases de datos o archivos.

En cumplimiento a lo establecido en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, American School Way S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares que reposan en sus bases de datos, ha adoptado la presente Política y Procedimientos para garantizar que la recolección y tratamiento que se hace de los datos personales se ajuste las disposiciones legales vigentes.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

• American School Way S.A.S. – Carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501
• Página web: americanschoolway.edu.co
• Línea en Bogotá: 7470651

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el capítulo 26 del Decreto único 1074 de 2015  cuyo objeto es “reglamentar la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos, creado por la ley 1581 de  2012, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir en este los Responsables del tratamiento”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje American School Way S.A.S.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza American School Way S.A.S.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. American School Way S.A.S. aplicará las políticas y procedimientos contenidos en la presente Política a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES[1]. Para dar aplicación a lo dispuesto en el presente manual, se entiende por: 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, de acuerdo con la finalidad informada por el Responsable.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos..
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTICULO 6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por American School Way S.A.S. debe ser informada al Titular y obedece la siguiente finalidad:
2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por American School Way S.A.S.Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable por American School Way S.A.S. para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de American School Way S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

CAPÍTULO II. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a American School Way S.A.S. Estos derechos se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a American School Way S.A.S.
3. Ser informado por American School Way S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la presente política, previo agotamiento del procedimiento de reclamación directa establecido en este documento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsables del Tratamiento de los datos personales, American School Way S.A.S, acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que sólo harán uso de ellos respetando la legislación vigente.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, American School Way S.A.S., se comprometen a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;
6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 9. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del Responsable, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de aquellos. American School Way S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO 10. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de American School Way S.A.S, con la siguiente finalidad: “Realizar evaluaciones de servicio, investigaciones de mercado; contactar y proporcionar información sobre sus productos y servicios, enviar comunicaciones publicitarias y comerciales, y en general información sobre la actividad comercial de la sociedad”. 

ARTÍCULO 11. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede darse verbalmente y/o constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de forma inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos no hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización que solicite a American School Way S.A.S. será puesta a disposición del Titular de forma previa al tratamiento de sus datos personales. Esta autorización establece:

1. Quién recopila los datos (responsable o encargado)
2. Qué datos se recopilan
3. Cuál es la finalidad del tratamiento de los datos
4. Cómo ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
5. Si se recopilan datos sensibles.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que el titular de los datos personales conoce y acepta que American School Way S.A.S, recogerá y utilizará la información para los fines que al efecto le informen, de manera previa al otorgamiento de la misma. Así el titular podrá tomar decisiones con relación a sus datos personales y controlar el uso de su información personal. 

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido American School Way S.A.S. para la recolección y tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. American School Way S.A.S, adoptará las medidas requeridas y los  mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización para el tratamiento de los mismos, por parte de los titulares de los datos personales.

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD. Este documento será puesto a disposición del titular de datos personales y como mínimo contendrá la siguiente información:

1. Identificación del responsable del tratamiento de los datos personales (nombre, dirección y datos de contacto).
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo
3. Los mecanismos generales que ha dispuesto American School Way S.A.S, para que el titular de la información acceda, conozca y consulte la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por American School Way S.A.S.

American School Way S.A.S., conservará el modelo del aviso de privacidad que se pone a disposición de los titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, se emplearán medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN, ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 14. RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán tratados conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrá recolectar datos personales sin autorización del Titular.

No se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

1. La Información proporcionada por los Titulares podrá ser usada de acuerdo con la finalidad establecida en el presente manual.
2. La información de los datos personales de los Titulares podrá recolectarse en eventos publicitarios y comerciales, exhibiciones, playas de ventas, cotizaciones, entre otros.
3. No se revelará la información de los datos personales de los Titulares a terceras partes sin contar con la respectiva autorización.

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO. Es el poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades del mismo.

ARTÍCULO 16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en la  Ley 1581 de 2012, los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar de manera gratuita la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de las que sean responsable American School Way S.A.S, y éstas estarán obligadas a suministrar a aquellos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para atender las solicitudes que les sean elevadas con relación a las consultas personales, American School Way S.A.S., garantiza:

1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
2. Establecer mecanismos fáciles y confiables (formularios, sistemas y otros métodos simplificados) que deben ser informados a través del aviso de privacidad
3. Utilizar los canales de atención al cliente que actualmente tiene en operación.

El Titular de los datos personales tiene derecho a consultar los datos que reposan en la base de datos de American School Way S.A.S.., dirigiendo una comunicación escrita a la empresa (carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501 Bogotá D.C.), o a través de la página web  www.americanschoolway.edu.co  o la línea en Bogotá al 7470651.

Todas las solicitudes de consulta que se hagan a American School Way S.A.S., deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información o sus causahabientes podrán en cualquier momento y de forma gratuita presentar un reclamo a American School Way S.A.S., cuando consideren que la información personal contenida en su base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012. Las reclamaciones se tramitarán así:

1. 1. El Titular de la información a través del medio predeterminado por American School Way S.A.S., elevará el reclamo indicando su identificación, los hechos que dan lugar a la reclamación, los datos de contacto y aportará la documentación pertinente que pretenda hacer valer. Sí American School Way S.A.S., considera que el reclamo se presentó de forma incompleta, requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que American School Way S.A.S., reciba un reclamo y no sean competentes para resolverlo, darán traslado, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informarán de la situación al interesado.
   2. Una vez American School Way S.A.S.., reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, lo incluirá en sus bases de datos y lo identificarán con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
   3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a American School Way S.A.S., la rectificación, actualización o supresión  de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
2. Su representante, previa acreditación de la representación.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por American School Way S.A.S, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso de ser necesario,  otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El titular de los datos personales podrá elevar su reclamación a American School Way S.A.S.., dirigiendo una comunicación escrita a la empresa en la carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501 Bogotá D.C.), o a través de la página web  www.americanschoolway.edu.co   o la línea en Bogotá al 7470651.

ARTÍCULO 19. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. American School Way S.A.S.., rectificarán y actualizarán a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior, siempre y cuando la solicitud de rectificación y/o actualización incluya las correcciones propuestas debidamente fundamentadas.

El Titular tiene derecho a actualizar y rectificar sus datos personales que reposan en la base de datos de American School Way S.A.S.., dirigiendo una comunicación escrita a la empresa en la carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501 Bogotá D.C.), o a través de la página web  www.americanschoolway.edu.co   o la línea en Bogotá al 7470651.

ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS. En concordancia con lo dispuesto este documento, el Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la supresión total o parcial de sus datos personales a American School Way S.A.S., cuando:

1. No estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
2. Hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recolectaron.
3. Se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin con el que se recolectaron.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de American School Way S.A.S.., Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos.
3. Los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

El Titular tiene derecho a suprimir sus datos personales que reposan en la base de datos de American School Way S.A.S., dirigiendo una comunicación escrita a la empresa o las empresas mencionadas en la carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501 Bogotá D.C.), o a través de la página web  www.americanschoolway.edu.co   o la línea en Bogotá al 7470651.

ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de la información pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello American School Way S.A.S., establecen los siguientes mecanismos: 

El Titular tiene derecho a revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales que reposan en la base de datos de American School Way S.A.S., dirigiendo una comunicación escrita a la empresa o las empresas mencionadas en la carrera 13 A # 29 – 21 oficina 501 Bogotá D.C.), o a través de la página web  www.americanschoolway.edu.co  o la línea en Bogotá al 7470651. 

La revocatoria podrá solicitarse respecto de cualquiera de las compañías responsables del manejo de la base de datos o respecto de alguna de las finalidades para las que se otorgó la autorización. Igualmente podrá revocar la autorización para recibir información por alguno de los medios por los cuales autorizó para ser contactado.

CAPÍTULO V. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. DESIGNACIÓN. American School Way S.A.S., designa a la DIRECCIÓN DE TRAMITES Y SERVICIO AL CLIENTE o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria.

A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de los derechos de los titulares teniendo en cuenta nuestra estructura administrativa interna. 

ARTÍCULO 23. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir del 11 de junio de 2019.

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